Se você já tentou manter uma lista de clientes, sabe como termina. Uma planilha com boas intenções, três semanas de disciplina e depois nada. Não porque não sirva, mas porque preenchê-la é mais uma tarefa em um dia que já não tem horas. O cliente escreveu, foi atendido, pagou, e anotar quem foi e o que pediu fica para depois.
Os CRMs das empresas grandes têm o mesmo problema com mais telas. São feitos para equipes de vendas com tempo para registrar; não para uma dona que atende, cobra e responde o WhatsApp ao mesmo tempo.
Onde a informação já está
No chat. Cada conversa de WhatsApp do seu negócio tem o nome do cliente, o número, o que ele perguntou, o que pediu, para onde você mandou e se pagou. Tudo o que um CRM quer saber já passou por ali. O problema nunca foi conseguir a informação; foi movê-la para outro lugar.
Por isso o CRM da Atenta não é uma tela à parte onde você digita. É a ficha que se monta sozinha com cada conversa.
O que fica na ficha
Quando alguém te escreve, a Atenta abre a ficha dessa pessoa ou encontra a que já existia. Ali vão ficando o nome e como prefere ser chamada, os telefones, os endereços com região de entrega, o que pediu e quando, quanto já comprou, preferências e alergias se as mencionou, e as etiquetas que você ou a Atenta colocarem. Se deu permissão para receber promoções, com data e texto. Se pediu descadastro, também.
Um detalhe importante: o que o cliente dita no chat (um endereço novo, um nome) fica como «a confirmar» até você validar. A Atenta não dá um endereço como certo só porque alguém o escreveu com pressa.
Em um escritório (advocacia ou contabilidade), a ficha é o que permite a quem atende saber, antes de responder, que aquela pessoa já veio por um assunto trabalhista há três meses e que documentos trouxe. Em uma fondita (restaurante familiar de comida caseira), é o que faz a Atenta cumprimentar a Laura e perguntar se ela quer o de sempre no endereço de sempre.
A ficha trabalha para a Atenta, não só para você
Aqui está a diferença em relação a uma planilha. A Atenta lê a ficha antes de responder. Sabe que esse cliente é recorrente, que da última vez pediu sem cebola, que mora em uma região onde você entrega. Responde melhor porque sabe com quem fala, sem que você tenha dito nada.
E cada cliente tem uma etapa que se calcula por fatos: novo, interessado, orçado, cliente, recorrente, inativo. Você pode fixá-la, mas normalmente não é preciso. Com isso, a tela de Clientes mostra o funil do seu negócio sem que você o tenha desenhado.
O que cabe a você: quase nada
Confirmar o que ficou a confirmar, quando quiser. Colocar uma nota se algo importa («paga sempre em dinheiro», «pergunta pelo pai»). Agendar um acompanhamento com data: «ligar na segunda». E revisar a tela de Hoje, que reúne o que vence, o que é de hoje e quem está há trinta dias sem pedir e deu permissão para você escrever.
Se você já tem uma lista de clientes, importa de um arquivo CSV ou dos contatos do seu celular, com prévia antes de inserir qualquer coisa. E se quiser ir embora, exporta tudo para CSV. Os clientes são seus.
O que a Atenta não faz com os seus clientes
Não compartilha a ficha de um negócio com nenhum outro: cada negócio é isolado e isso é testado a cada mudança. Não torna ninguém elegível para campanhas sem consentimento. Não apaga um cliente sem que você confirme em dois passos. E não usa as conversas para treinar modelos de terceiros.
Comece com a primeira conversa
Não é preciso migrar nada nem digitar nada. A primeira conversa que a Atenta atender abre a primeira ficha; a segunda a enriquece. Em um mês você tem o CRM que a planilha nunca chegou a ser.
Se você tem um escritório de advocacia ou contabilidade, veja como a Atenta recebe seus clientes. O detalhe da tela de Clientes está na documentação. E para que o seu CRM comece a se preencher sozinho, cadastre seu negócio.